Informații privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale partenerilor de afaceri/furnizorilor

Acest document vă oferă informații cu privire la drepturile dumneavoastră legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către Smart Energy Holding a.s., Company ID: 10676406, cu sediul central la U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Prague 5, sau de către entitățile controlate sau care controlează care, împreună cu Smart Energy Holding a.s., formează un grup în sensul secțiunilor 71-91 din Legea nr. 90/2012 privind societățile comerciale.

Vă recomandăm să citiți informațiile cu atenție. Am făcut tot posibilul pentru a le face cât mai ușor de înțeles. Dacă ceva nu vă este clar, vom fi bucuroși să vă explicăm orice termen sau dispoziție.

1. Cine este operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal?

Operatorul de date cu caracter personal, adică entitatea care determină scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, în special a datelor cu caracter personal ale partenerilor de afaceri/furnizorilor, este societatea Smart Energy Holding a.s. (denumită în continuare „SEH”). SEH nu a numit un responsabil cu protecția datelor.

2. Cum sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal?

Atunci când prelucrăm date cu caracter personal, respectăm reglementările legale aplicabile, în special Regulamentul (UE) 2016/679 din 27 aprilie 2016, cunoscut sub numele de Regulamentul general privind protecția datelor („GDPR”), și dispozițiile legale conexe.

3. Care este scopul și temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal?

Prelucrăm și stocăm datele dumneavoastră cu caracter personal numai în următoarele scopuri:

activitatea comercială;
negocierea încheierii contractului, îndeplinirea obligațiilor contractuale;
furnizarea de servicii conexe;
îndeplinirea obligațiilor unui antreprenor în raport cu autoritățile administrației de stat și locale;
în scopuri statistice și de păstrare a datelor;
scopuri de marketing și publicitate;
protejarea intereselor legitime ale SEH.

Temei juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal:

necesitatea prelucrării pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR;
necesitatea prelucrării pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale SEH în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR;
în scopul inspecțiilor efectuate de autoritățile de stat și municipale;
interesul legitim al SEH în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR - asigurarea relațiilor cu partenerii de afaceri, furnizarea de asistență pentru clienți și trimiterea de comunicări comerciale SEH legate de serviciul sau bunurile care fac obiectul contractului.

4. Care dintre datele dumneavoastră cu caracter personal le prelucrăm??

Prelucrăm în special următoarele date cu caracter personal: numele, prenumele, titlurile academice, dacă este cazul, data nașterii, numărul de identificare a întreprinderii (ID), numărul de identificare fiscală (TVA), adresa de reședință permanentă sau temporară, adresa comercială, adresa de livrare sau altă adresă de contact, adresa de e-mail, numărul de telefon, numărul contului bancar, semnătura (atât pe hârtie, cât și în format digital, inclusiv metadatele semnăturii), informații privind apartenența la organul statutar al unei persoane juridice și orice alte date cu caracter personal legate de sau care pot fi create în legătură cu încheierea și executarea contractului sau cu furnizarea de servicii.

În plus, prelucrăm date referitoare la comunicarea dvs. scrisă și electronică cu SEH, inclusiv identificatori precum adresele IP, datele browserului și tipul de dispozitiv electronic.

Datele dumneavoastră cu caracter personal nu fac obiectul procesului decizional automatizat sau al profilării.

SEH prelucrează datele cu caracter personal manual și automat, direct prin intermediul angajaților săi și, eventual, și prin intermediul persoanelor împuternicite (a se vedea punctul 8 de mai jos). Protecția datelor cu caracter personal de către SEH este asigurată din punct de vedere tehnic și organizațional în conformitate cu reglementările legale aplicabile. Datele sunt colectate și prelucrate în scopuri specificate, explicite și legitime. Prelucrarea datelor nu este efectuată într-un mod incompatibil cu aceste scopuri. Sunt colectate și prelucrate numai datele care sunt absolut necesare pentru scopul declarat.

5. Perioada de prelucrare a datelor dvs. personale

Prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe durata cooperării noastre comerciale reciproce și pe durata efectelor drepturilor și obligațiilor prevăzute în contract sau pe durata furnizării de servicii, precum și pentru perioada necesară în scopuri de arhivare în conformitate cu reglementările juridice general obligatorii relevante, dar nu mai mult decât perioada stipulată de aceste reglementări. În cazul negocierilor contractuale care nu au ca rezultat un contract, vom prelucra datele cu caracter personal furnizate timp de 6 luni de la negocierea respectivă.

6. Comunicarea cu linia de servicii pentru clienți SEH - înregistrarea apelurilor telefonice.

Dacă comunicați cu noi prin telefon prin intermediul liniei de asistență tehnică, apelurile noastre pot fi înregistrate. Întotdeauna vă informăm cu privire la înregistrarea apelurilor la începutul apelului. Înregistrările apelurilor sunt stocate în sistemul nostru intern de informații. Înregistrăm apelurile datorită intereselor legitime ale SEH, care includ documentarea cererilor, sugestiilor sau reclamațiilor dvs. astfel încât să le putem înregistra, evalua, aborda în mod corespunzător și să ne asigurăm că ne îndeplinim obligațiile contractuale în mod corespunzător și la timp. În plus, înregistrăm apelurile pentru a demonstra că aderăm la standardele noastre de calitate a comunicării și a serviciilor furnizate. Vă rugăm să rețineți că soluția tehnologică nu ne permite să oprim imediat înregistrarea unui apel dacă în timpul apelului devine evident că nu există niciun motiv legal pentru înregistrare sau dacă consimțământul este retras. În astfel de cazuri, vom lua act de solicitarea dvs. și o vom înainta spre procesare. În cazul în care solicitarea dvs. este justificată și nu mai există niciun motiv pentru prelucrarea înregistrării, înregistrarea apelului va fi ștearsă definitiv din toate spațiile de stocare în termen de o lună de la data apelului.

7. Cum vă protejăm datele cu caracter personal?

Puteți fi siguri că tratăm datele dvs. cu caracter personal cu atenția cuvenită și în conformitate cu reglementările legale aplicabile. Vă securizăm datele cu caracter personal în cea mai mare măsură posibilă, corespunzător nivelului tehnic al resurselor disponibile. SEH implementează următoarele măsuri tehnice și organizaționale:

Accesul fizic la sediul SEH este restricționat prin blocarea ușilor de intrare;
Protecția documentelor pe suport de hârtie împotriva copierii și utilizării neautorizate este asigurată prin depozitarea acestora în dulapuri și birouri încuiate, accesibile numai anumitor angajați SEH;
Documentele electronice sunt protejate prin acces protejat prin parolă, criptarea datelor, iar accesul la rețeaua SEH este securizat printr-un firewall.

Atunci când transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEH, asigurăm prin contract un nivel adecvat de protecție și securitate a datelor în conformitate cu cerințele legale relevante.

8. Cui mai transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal și de ce?

În general, nu transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal în afara SEH, cu excepția cazurilor în care:

Avem consimțământul dumneavoastră;
Acesta implică un membru al grupului SEH (în special PHOTOMATE s.r.o., Photomate Logistic s.r.o., Photomate Energy s.r.o., Prokišova s.r.o., PHOTOMATE Polska Sp. z o.o., Polonia, PHOTOMATE Hungary Kft, Ungaria, LLC PHOTOMATE, Ucraina, PHOTOMATE BULGARIA EOOD, Bulgaria, PHOTOMATE Scandinavia ApS, Danemarca, PHOTOMATE Green Energy Romania Srl., România, PHOTOMATE Eurasia LLC, Georgia, Photomate Scandinavia AB, Suedia, unități organizaționale ale PHOTOMATE s.r.o. în Estonia și Lituania, Photomate Kazahstan, PHOTOMATE CA LLC, Uzbekistan);
Terții care acționează în calitate de procesatori de date în numele nostru furnizează servicii tehnice și organizatorice, inclusiv operarea software-ului și stocarea datelor, precum și persoane care furnizează servicii contabile, fiscale sau consultanță juridică operatorului de date în conformitate cu instrucțiunile noastre;
Ne îndeplinim obligațiile impuse de reglementările legale, care pot implica autoritățile financiare sau alte autorități relevante atunci când acest lucru este cerut de dispozițiile legale obligatorii.

Cu excepția celor menționate mai sus, nu intenționăm să transferăm datele dvs. cu caracter personal către țări din afara UE sau către organizații internaționale.

9. Ce drepturi privind protecția datelor cu caracter personal vă puteți exercita?

În ceea ce privește datele dvs. cu caracter personal pe care le prelucrăm, aveți următoarele drepturi pe care le puteți exercita împotriva noastră în calitate de operator de date:

dreptul de a obține confirmarea gradului de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal și de a avea acces la date;
dreptul la rectificarea sau completarea datelor cu caracter personal în cazul în care datele cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete;
dreptul la ștergerea sau restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de legislație;
dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal;
dreptul la transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal către un alt operator de date.

În cazul în care prelucrăm unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal în orice moment.

Vă puteți exercita toate drepturile prin transmiterea unei cereri scrise către operatorul de date la adresa sediului social al SEH sau prin trimiterea unui e-mail la adresa info@photomate.eu

În cazul în care considerați că prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal încalcă reglementările legale, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea națională competentă pentru protecția datelor din UE.